Vereinfachte Verwaltungs­verfahren für Krebs­patient:innen in den USA

Als größter gemeinnütziger Anbieter von Krebsbehandlungen in Arkansas (USA) bietet CARTI Therapie und Unterstützung für etwa 40 % der onkologischen Fälle in diesem Bundesstaat. Ihr Ziel ist es, die Gesundheitsversorgung zugänglicher zu machen und Krebspatient:innen das Leben in dieser schweren Zeit zu erleichtern. CARTI unterstützt die Patient:innen unter anderem durch bequeme Arbeitsabläufe, die durch optimierte technologische Lösungen innerhalb der CARTI-App ermöglicht werden.

CARTI wollte den Aufwand für die Übermittlung physischer Dokumente wie Formulare oder Versicherungsunterlagen verringern, die die Patienten bisher per Post oder persönlich einreichen mussten. Schließlich sollten Krebspatient:innen während ihrer Behandlung nicht mit zusätzlichen Hürden konfrontiert werden.

Gesucht wurde eine bequeme Möglichkeit, diese Dokumente digital zu übermitteln. Auch ungeübte Nutzer:innen sollten die Papiere einfach einscannen und mit wenigen Klicks an die Zentrale schicken können. Mit diesem Ziel vor Augen suchte der Onkologieanbieter nach digitalen Tools, die einen einfachen, digitalen Dokumenten-Workflow ermöglichen.

Beim Ausprobieren von Open-Source-Lösungen stellte das Entwicklerteam von CARTI fest, dass die Bilderfassung, die Randerkennung und die Algorithmen zur automatischen Entzerrung nicht den erforderlichen Standards entsprachen. Zwei Alternativen boten sich nun an: Die eine bestand darin, eine komplexe Benutzeroberfläche mit manuellen Zuschneide- und Perspektivkorrekturfunktionen selbst zu entwickeln.

Die andere Möglichkeit bestand darin, sich für ein SDK zu entscheiden, das die gewünschte Funktionalität bietet, in kürzester Zeit implementiert werden kann und mit seiner automatisierten Nachbearbeitung ein Höchstmaß an Benutzerfreundlichkeit bietet.

Mit seiner Benutzerfreundlichkeit inklusive Benutzerführung, automatischem Zuschnitt, Rotation und perspektivischer Korrektur bietet das Scanbot SDK die perfekte Lösung, um die digitale Dokumentenübertragung zu ermöglichen – auch für weniger technikaffine Patient:innen.

Die schnelle Integration und der damit verbundene geringe Arbeitsaufwand passten perfekt zu den Anforderungen von CARTI, die ihren Patient:innen so schnell wie möglich Verbesserungen im Behandlungsprozess bieten wollte. Anhand der detaillierten Scanbot-SDK-Dokumentation stellten die CARTI-Entwickler:innen fest, dass die Integration unkompliziert und schnell ablaufen würde. Während des Integrationsprozesses stand der Scanbot-Support mit Rat und Tat zur Seite und schuf so die optimale Grundlage für die Digitalisierung des Workflows.

Vor der Integration des Scanbot SDK hatten die von CARTI betreuten Patient:innen zwei Möglichkeiten, ihre Dokumente einzureichen: persönlich oder per Post.

Arbeitsablauf 1: Persönlich

1. Der/die* Patient:in musste zunächst persönlich ein CARTI-Büro aufsuchen.
2. Hier musste das Personal das richtige Dokument für den/die* jeweilige:n Patient:in finden und ausdrucken.
3. Dieses füllte der/die* Patient:in dann aus und gab es am Empfang zurück.
4. Nun musste das CARTI-Personal das Dokument mit einem herkömmlichen Hardwarescanner korrekt einscannen.
5. Schließlich musste der Scan an die richtige Abteilung im Backoffice weitergeleitet werden.

Da an diesem Prozess mehrere Mitarbeitende und Abteilungen beteiligt waren, kam es regelmäßig zu Komplikationen an den verschiedenen Kommunikationsschnittstellen.

Arbeitsablauf 2: Per Post

1. Der/die* Patient:in erhielt das Papierformular per Post und füllte es zu Hause aus.
2. Anschließend schickte er/sie* das ausgefüllte Formular mit dem beiliegenden Rückumschlag an die CARTI-Zentrale zurück.
3. Dort wurde das Formular dann entsprechend bearbeitet.

Leider gingen diese Unterlagen mitunter auf dem Postweg verloren. Es kam auch vor, dass Formulare falsch ausgefüllt oder zu spät eingereicht wurden. Infolgedessen verpassten einige Patient:innen auch wichtige Fristen.

Diese Komplikationen liefen dem eigentlichen Zweck von CARTI zuwider und sollten durch ein modernes Scanning-Tool innerhalb der mobilen App behoben werden.

1. Die Patient:innen erhalten ihre Formulare nun per Post, E-Mail oder in einem CARTI-Büro. Sie können sie mit Stift und Papier ausfüllen, eine Methode, die viele ältere Betroffene immer noch bevorzugen.
2. Danach können sie das Dokument mit nur einem Klick erfassen, indem sie das Scanbot SDK in der mobilen CARTI-App verwenden. Automatischer Zuschnitt und die Perspektivkorrektur sorgen ohne weiteres Zutun des/der* Patient:in für perfekte Ergebnisse.
3. Der fertige Scan wird dann durch einfaches Drücken der Schaltfläche "Senden" zurück an CARTI geleitet.
4. Über die Schnittstellen-Engine von CARTI wird der Scan dann direkt an die zuständige Abteilung weitergeleitet. Dort kann die Korrektheit des Formulars sofort geprüft werden, was die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt.

Sowohl Patient:innen als auch CARTI profitieren nun von einer präzisen Dokumentenerfassung, einer sicheren Übermittlung und einer insgesamt geringeren Arbeitsbelastung im Backoffice. Die Bearbeitungszeit wurde erheblich verkürzt, sodass die Leistungen reibungslos erbracht werden können. Dank der Benutzerfreundlichkeit der Funktionen konnte die Kundenbindung erhöht werden. CARTI-Patient:innen freuen sich darüber, dass sie ihre Dokumente bequem von zu Hause aus einreichen können. In ihrer schwierigen Situation können Krebspatient:innen nun auf eine praktische Funktion zurückgreifen, die ihnen den Alltag erleichtert.

Ursprünglich war es Scanbots Ziel, jede textbasierte Information auf mobilen Geräten scannen zu können: von einfachen Barcodes bis hin zu Frachtbriefen, ärztlichen Bescheinigungen oder Rechnungen – heute ist das Realität! Das eröffnet unendlich viele Möglichkeiten, Arbeitsabläufe für Unternehmen sowie deren Mitarbeiter:innen und Kunden:innen zu erleichtern. Mit der einfach zu integrierenden Software werden Workflows aller Art – ob im Dokumentenmanagement, beim Onboarding, im Vertrieb oder im Personalwesen – vereinfacht und effizienter gestaltet.

Nun strebt Scanbot danach, jeden Dokumententyp mittels Computer-Vision-Algorithmen und Machine-Learning-Modellen zu verstehen. Dies öffnet die Tür für neue Szenarien wie vollautomatische Dokumenten-Workflows und bietet noch mehr Möglichkeiten, Daten in Echtzeit zu verknüpfen und mit ihnen zu arbeiten.

Außerdem legt Scanbot großen Wert auf die Sicherheit der sensiblen Daten seiner Nutzer:innen. Das Scanbot SDK arbeitet ausschließlich mit On-Device-Intelligence. Scans können verschlüsselt gespeichert und übertragen werden. Deshalb sind die Dokumente jederzeit sicher vor externen Angriffen. Es werden keinerlei Daten auf einem Server von Scanbot oder eines Drittanbieters verarbeitet oder gespeichert - dies entspricht höchsten Datenschutzstandards.