Schnelle und schlanke Prozesse für das digitale Baumanagement

Das nordamerikanische Bauunternehmen Flynn Group of Companies bietet Bau-, Wartungs- und Reparaturdienstleistungen für Immobilien im industriellen, gewerblichen und institutionellen Bereich an. Natürlich fallen auch in diesem Bereich enorme Mengen an Papierdokumenten an, die von den Außendienstmitarbeiter:innen an die Zentrale weitergeleitet werden müssen. Um den Prozess der Dokumentenübertragung zu optimieren, suchte die Flynn Group of Companies nach einem Dokumentenscanner-SDK, das sich leicht in ihre internen iOS- und Android-Anwendungen integrieren ließ.

Scanbot bietet vielseitige Funktionen zum Scannen von Dokumenten, die erstklassige Qualität, Benutzerfreundlichkeit und höchsten Datenschutz gewährleisten, um Unternehmen in den verschiedensten Branchen zu unterstützen. Auf der Grundlage jahrelanger Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Unternehmen aus verschiedenen Branchen haben unsere Expert:innen einen umfassenden Einblick in die besten Praktiken und Anforderungen im Bereich der digitalen Dokumentenübertragung gewonnen. Entwickler:innen können die Komponente innerhalb einer Arbeitswoche integrieren und dabei die Benutzeroberfläche an das Corporate Design anpassen.

Durch die Integration des Scanbot Dokumenten Scanners konnte die Flynn Group of Companies ihre dokumentenbasierten Arbeitsabläufe erheblich beschleunigen. So ermöglicht es ihren Mitarbeiter:innen von jetzt an, Zeit und Aufwand zu reduzieren, indem sie die Dokumente einfacher und in einer hohen Qualität von unterwegs aus versenden können.

1. Ein:e Mitarbeiter:in, der/die* auf der Baustelle arbeitet, möchte ein Dokument an das Backoffice übermitteln.
2. Er/sie* öffnet eine Scanner-App eines Drittanbieters und erfasst das Dokument.
3. Anschließend muss eine E-Mail erstellt und der Scan manuell aus dem internen Speicher anhängt werden.
4. Das Dokument wird dann an die Zentrale weitergeleitet, wo die weitere Bearbeitung erfolgt.

Dieser bisherige Workflow war arbeitsintensiv und anfällig für Störungen, da mehrere, von verschiedenen Tools abhängige, Schritte unternommen werden mussten, um das Dokument zu digitalisieren und an die Zentrale zu übertragen.

Die Lösung von Scanbot SDK

Um diesen Prozess zu beschleunigen war es notwendig, den Scanprozess und die Datenübertragung an einer zentralen Stelle zu bündeln - eine interne mobile App, die alle Außendienstmitarbeiter:innen nutzen konnten. Benutzerfreundlichkeit, qualitativ hochwertige Ergebnisse und Datenschutz waren die wichtigsten Eigenschaften, die das Bauunternehmen in einem SDK suchte.

1. Der/die* Mitarbeiter:in muss ein Dokument an das Backoffice weiterleiten.
2. Er/sie* öffnet die interne Anwendung und scannt das Dokument mit dem Scanbot
   Document Scanner.
3. Anschließend kann das Dokument sofort als PDF-Datei an das Backoffice übermittelt werden.

Dieser Prozess läuft innerhalb von Sekunden ab und bindet die Außendienstmitarbeiter:innen in einen nahtlosen, voll digitalen Workflow ein. Gerade bei Dokumenten, die kopiert und aufbewahrt werden müssen, sind einwandfreie digitale Versionen essentiell und schaffen ein zuverlässiges elektronisches Archiv.

• Einen zuverlässigen, vollständig digitalen Dokumenten-Workflow schaffen.
• Den Prozess durch Zentralisierung der verschiedenen Schritte in einer internen App optimieren.
• Den Zeitaufwand für die Übertragung von Dokumenten an die Zentrale signifikant reduzieren.

Basierend auf der Benutzerfreundlichkeit des Scanbot SDK bietet die Flynn Group of Companies den Außendienstmitarbeiter:innen eine klare Nutzerführung, intuitive Arbeitsabläufe und eine deutliche Reduzierung des Zeitaufwands für die Übertragung von Dokumenten von der Baustelle zur Zentrale.