Mobile Datenerfassung spart Zeit & ermöglicht zuverlässige Verarbeitung

FBC ist Kanadas Steuerexperte für landwirtschaftliche Betriebe und kleine Unternehmen, dessenAngebot Buchhaltungsdienstleistungen von Ontario bis British-Columbia umfasst. Die Aufgabe des Unternehmens besteht darin, Geschäftsinhaber:innen und Landwirt:innen durch das komplexe Steuererklärungssystem zu helfen. Alle Agent:innen wissen genau, wie sie notwendige Abzüge berechnen können, um die Steuerzahlungen ihrer Klient:innen zu senken.

Dies hat ihnen das langjährige Vertrauen vieler Selbstständiger in der Region gesichert. Ihr Dienstleistungsangebot umfasst Steuerplanung und -vorbereitung, Vertretung bei der Wirtschaftsprüfung, Buchhaltung und Lohnbuchhaltung, Finanz- und Nachlassplanung sowie Risikomanagement in der Landwirtschaft.

“Wir erfahren die Einzelheiten Ihres Unternehmens aus erster Hand und stellen sicher, dass Sie von allen potenziellen Steuerersparnismöglichkeiten profitieren, die sich Ihnen anbieten.”

Um diese umfassende Unterstützung zu leisten, verfügt FBC über 150 Außendienstmitarbeiter:innen, die ihre Kund:innen in den ausgedehnten ländlichen Gebieten Kanadas besuchen, um nach einer ausführlichen Beratung alle relevanten Dokumente bezüglich der Steuern sammeln und an die Zentrale weiterzuleiten. Vor der Implementierung des Scanbot SDK mussten Außendienstmitarbeiter:innen Dokumente mit Hardware-Scannern und Laptops scannen, die sie bei jedem Besuch mitbrachten. Dieser veraltete Prozess wurde durch Scanbots fortschrittliches Document Scanner SDK ersetzt, das in die interne mobile App von FBC und in eine Kundenapplikation integriert wurde. Das Scanbot Scanner SDK bietet verschiedene Funktionen wie automatische Erkennung, Rotation und Zuschnitt, sowie Benutzerführung und qualitätssteigernde Filter, die einwandfreie Ergebnisse für die OCR-Backend-Verarbeitung garantieren. Außendienstmitarbeiter:innen können nun mühelos Scans erstellen und dabei durch On-device-intelligence höchste Datenschutzstandards einhalten. Mit Hilfe des Scanbot SDK sammeln sie jetzt über 350.000 Dokumente pro Jahr.

1. Der/die* Außendienstmitarbeitende reist zu seinen/ihren* Kund:innen und muss einen Drucker und/oder Hardware-Scanner sowie einen Laptop mitbringen, um die für die Steuererklärung benötigten Dokumente zu digitalisieren. Der Transport und die Einrichtung eines Hardwarescanners und eines Computers erfordert viel Zeit und Mühe und behindert den täglichen Arbeitsablauf der Mitarbeiter massiv.
2. Nach eingehender Besprechung der Steuererklärung muss der/die* Mitarbeitende je nach Fall zwischen 30 und 100 verschiedene Dokumente sammeln. Ein solcher Termin kann bis zu 3 Stunden dauern.
3. Alle gesammelten Dokumente wie Spesen, Spenden, Schecks und Quittungen müssen mit dem Hardwarescanner digitalisiert und anschließend an die Zentrale übermittelt werden.
4. Der/die* Agent:in leitet die gescannten Dokumente an das Backend weiter, wo die serverbasierte OCR-Verarbeitung stattfindet.

Die optische Texterkennung erfordert genaue Scan-Ergebnisse, daher ist ein qualitativ hochwertiges Scanning-Tool für diesen Prozess unerlässlich.

Es liegt auf der Hand, dass eine tragbare Scanlösung mit hochwertigen Scanfunktionen eine wesentliche Ergänzung für die Arbeitsabläufe der Außendienstmitarbeiter:innen bei der Dokumentenübertragung darstellt. Da Scanbot sich auf die Optimierung von Arbeitsprozessen im Umgang mit physischen Dokumenten spezialisiert hat, konnte das Unternehmen die perfekte Lösung für den Anwendungsfall von FBC anbieten.

Da der Document Scanner offline arbeitet, kommuniziert er nicht mit Scanbot SDK-Servern oder anderer Software von Drittanbietern. Daher bietet er den größtmöglichen Schutz für die sensiblen Dokumente, mit denen FBC täglich zu tun hat.

1. Bei Kundenbesuchen benötigen die Außendienstmitarbeitenden lediglich ein Smartphone, auf dem die interne FBC-App installiert ist. Somit muss nach der Ankunft bei dem/der* Kund:in keine Hardware mehr eingerichtet werden.
2. Nach einer ausführlichen Besprechung der Steuererklärung werden alle relevanten Informationen gesammelt, die digitalisiert werden müssen.
3. Der/die* Außendienstmitarbeitende muss nur noch die App mit dem integrierten Scanner SDK öffnen. Benutzerführung und Perspektivenkorrektur führen zu einem einwandfreien Ergebnis. Das Scannen von rund 30 Dokumenten dauert nun weniger als 5 Minuten.
4. Anschliessend wird direkt am Gerät ein bildverbessernder Filter auf die Scan-Ergebnisse angewandt.
5. Nun kann der/die Agent:in die gesammelten Dokumente einfach als JPG- oder PDF-Dateien über die mobile App an die Zentrale übertragen.
6. Aufgrund der qualitativ hochwertigen Ergebnisse kann das Backend-OCR-Programm problemlos ausgeführt werden.

Durch die Erstellung einer internen App mit digitaler Dokumentenübermittlung können die Außendienstmitarbeiter:innen von FBC mit einem Tool innerhalb von Sekunden auf alle Kundeninformationen, beispielsweise frühere Konversationen, zugehörige Dokumente und Kontaktinformationen, zugreifen. Der Scanbot Document Scanner stellt hierbei die Verbindung zwischen den Papierdokumenten und der Sammlung von Informationen her, die über die mobile App zugänglich sind.

Die B2C-App der FBC enthält die gleiche Funktionalität und ermöglicht es Kund:innen, sich einzuloggen und die Dokumente selbst zu scannen, bevor sie diese an ihre Agent:innen schicken.‍

• Der mobilen Anwendungen innerhalb weniger Werktage reibungslos Scanfunktionen hinzufügen.
• Eine enorme Menge an Entwicklungszeit sparen.
• Den Komfort und die Effizienz des Arbeitsablaufs erhöhen.
• Kund:innen eine Lösung bieten, die es ihnen ermöglicht, Dokumente selbstständig einzureichen.

Kontinuierliche Updates

Häufige Aktualisierungen sind entscheidend, um die besten Scan- Ergebnisse zu garantieren. So bietet Scanbot seinen Kund:innen fortlaufend neue Releases, wie z.B. Low-Light-Filter für eine optimierte OCR-Erkennung. Die einwandfreien Scan-Ergebnisse ermöglichen einen reibungslosen Betrieb im Back-End und bilden die Grundlage für einen zeiteffizienten Arbeitsprozess.

Scanbot ist bestrebt, die Funktionalitäten der SDKs kontinuierlich zu verbessern und bieten seinen Kunden in regelmäßigen Abständen Updates für alle Entwicklungsplattformen an. Die FBC ist optimistisch, dass die jüngsten Aktualisierungen von Scanbot für Xamarin.Forms, wie z.B. der Blur-Estimator, ihre Erfahrungen weiter verbessern werden.