Unternehmen, die ihre Abläufe effizienter gestalten, können nicht nur ihre Kosten senken, sondern auch die Qualität ihrer Produkte oder Dienstleistungen verbessern. In diesem Blog-Post erfahren Sie, warum die kontinuierliche Optimierung betrieblicher Prozesse essenziell für alle Branchen ist, und wie Sie diese erfolgreich umsetzen können.
Was ist Prozessoptimierung überhaupt?
Prozessoptimierung bedeutet, bestehende betriebliche Abläufe in einem Unternehmen systematisch zu analysieren, zu bewerten und zu verbessern, um Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen und Qualitätsverbesserungen zu erzielen.
Dabei können sowohl manuelle als auch automatisierte Arbeitsabläufe erfasst werden. Effektive Prozessoptimierung erfordert die Einbindung der Mitarbeitenden, um sich ihre praktische Erfahrung zunutze zu machen.
Ziele der Prozessoptimierung
Die gewünschten Ergebnisse der Prozessoptimierung sind so vielfältig wie die Organisationen selbst. Gewöhnliche Ziele sind jedoch zum Beispiel:
- Kostenreduzierung: Effizientere Prozesse bedeuten in der Regel niedrigere Kosten. Durch die Behebung von Schwachstellen in den Prozessketten können Unternehmen ihre Ausgaben für Personal, Betriebsmittel und Material senken und Büroflächen oder Maschinen optimal auslasten.
- Qualitätsverbesserung: Gut durchdachte Unternehmensprozesse führen zu einer höheren Dienstleistungs- oder Produktqualität. Das Resultat: hohe Kundenloyalität und ein guter Ruf.
- Sicherheit: Optimierte Geschäftsprozesse bedeuten auch erhöhte Sicherheit. Dies reicht von der Beseitigung potenzieller Gefahren in den Produktionsstätten bis hin zur Verbesserung der internen Datenschutzmaßnahmen.
- Arbeitsbedingungen: Neugestaltete Abläufe betreffen Mitarbeitende unmittelbar. Sie können Gesundheitsrisiken eliminieren und repetitive Aufgaben obsolet machen, wodurch die Mitarbeiterzufriedenheit steigt – und häufig auch die Produktivität.
- Agilität und Anpassungsfähigkeit: Durch optimierte, agile Arbeitsabläufe können sich Unternehmen schneller an Marktveränderungen anpassen.
Schritte zur Optimierung betrieblicher Prozesse
Eine erfolgreiche Prozessoptimierung setzt eine systematische, methodische Vorgehensweise des jeweiligen Unternehmens voraus. Hierfür ist auch ein gewisses Mindset unter den Mitarbeiter:innen notwendig: Diese müssen akzeptieren, dass Prozesse einem permanenten Wandel unterliegen und bereit sein, sich flexibel an Prozessverbesserungen anzupassen.
Drei Voraussetzungen sind nötig, damit Prozessoptimierung überhaupt funktioniert:
- Alle Abläufe sind bekannt und dokumentiert.
- Jeder Prozess kann klar bestimmten Verantwortlichen zugeordnet werden.
- Die Vorgehensweisen für die Prozessoptimierung sind klar definiert.
Der sogenannte PDCA-Zyklus beschreibt letztere. Er ist in fast allen Ansätzen zur Prozessoptimierung enthalten. Jeder Buchstabe des Akronyms bezieht sich auf einen seiner vier Schritte:
Plan (planen, analysieren): Zunächst werden sowohl der Ist-Zustand als auch die gesetzten Ziele analysiert, um Verbesserungspotenziale zu finden. Darauf basierend werden Methoden zur Verbesserung entwickelt.
Do (durchführen): Die geplanten Maßnahmen werden nun Schritt für Schritt umgesetzt.
Check (überprüfen): Es wird gemessen, ob und inwieweit durch die Veränderungen das geplante Ziel erreicht wird.
Act (agieren, verbessern): Wurden die gesetzten Ziele erreicht oder übertroffen, so wird der neue Prozess zum Standard. Wenn die Ziele verfehlt werden, muss ein neuer PDCA-Durchgang durchgeführt werden, um wirksamere Alternativen zu finden.
Ein Praxisbeispiel anhand des Scanbot SDKs
Schauen wir uns nun ein praktisches Beispiel aus der Versicherungsbranche an, das zeigt, wie der PDCA-Workflow erfolgreich eine Prozessverbesserung herbeigeführt hat. Der Prozess: Die Einreichung von Belegen für Versicherungsansprüche.
Plan (analysieren)
Ein privater Versicherer ermöglicht es seinen Kund:innen, Rückforderungsbelege als Foto mittels einer mobilen App oder per E-Mail einzureichen.
Die Analyse dieses Ablaufs bringt folgende Schwachstellen zu Tage:
- Die Qualität der eingereichten Fotos ist häufig unzureichend für die automatisierte Verarbeitung. Nur rund 50 % der Anträge können vollständig automatisiert bearbeitet werden.
- Infolgedessen müssen Mitarbeitende die erforderlichen Daten manuell in das System eintragen.
- Hierbei kommt es oft zu Fehlern, die eine Nachkorrektur erfordern.
- In vielen Fällen sind die Fotos so minderwertig, dass Mitarbeitende diese erneut in höherer Qualität einfordern müssen. Dies kostet enorm viel Zeit.
- Die Abwicklung einer Rückforderung kann somit bis zu einer Woche in Anspruch nehmen.
Die Ziele einer Prozessoptimierung werden schließlich wie folgt definiert:
- Kund:innen sollen bei der Erstellung hochwertiger digitaler Kopien unterstützt werden.
- Die mobile App soll Nutzer:innen sofort Feedback zur Qualität der Fotos geben und sie gegebenenfalls dazu auffordern, diese neu aufzunehmen.
- Manuelle Eingriffe seitens der Mitarbeitenden sollen auf ein Minimum reduziert werden, sodass 95 % der Rückforderungen automatisiert verarbeitet werden können.
Do (umsetzen)
Zur Umsetzung dieser Ziele wählt die IT-Abteilung das Scanbot Document Scanner SDK, welches sich binnen kürzester Zeit in die mobile App der Versicherung integrieren lässt.
Mithilfe des Document Scanners können die Nutzer:innen in Sekunden hochwertige Scans der Rückforderungsbelege erstellen. Zunächst leitet die detaillierte Nutzerführung die Versicherten in die optimale Scanposition. Schlechtes Licht, ungünstige Winkel oder zerknittertes Papier werden dann automatisch durch bildverbessernde Filter ausgeglichen.
Visuelles Feedback teilt den Nutzer:innen anschließend mit, ob die Qualität der Scans ausreichend ist. Falls nicht, werden sie dazu aufgefordert, es noch einmal zu versuchen. Nur Dokumente, die für die automatisierte Verarbeitung geeignet sind, werden schlussendlich an das Backend weitergeleitet.
Check (überprüfen)
Nach Einführung dieses neuen Workflows wird geprüft, ob die gewünschten Verbesserungen erzielt werden können. Tatsächlich konnte der Versicherer einen Großteil der Rückforderungen automatisieren. Das Team stellt jedoch fest, dass die Qualitätsprüfung der gescannten Dokumente noch optimiert werden muss, um die Dunkelverarbeitungsquote weiter zu steigern.
Act (verbessern)
Entsprechend der Erkenntnisse wird der Prozess noch einmal nachgebessert. Schlussendlich wird die Option zur Einreichung von Rückforderungsbelegen per Foto gänzlich eingestellt. Stattdessen werden nur noch durch das Scanbot Document Scanner SDK optimierte Scans akzeptiert.
Fazit
Die Digitalisierung eröffnet Unternehmen vielfältige Möglichkeiten zur Prozessoptimierung. Unternehmen, die diesen Wandel aktiv vorantreiben, positionieren sich nicht nur als technologisch fortschrittlich, sondern erzielen auch nachhaltige Wettbewerbsvorteile in einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt.
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