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Drastisch verkürzte Bearbeitungszeit steigert Nutzer:innenzufriedenheit der Telekom MitarbeiterApp

Deutsche Telekom

Die Deutsche Telekom AG ist die Muttergesellschaft des größten europäischen Telekommunikationsunternehmens mit Hauptsitz in Bonn.

Branchen

Andere Branchen, Technologie

Firmengröße

‍Ca. 89.000 Beschäftigte an deutschen Standorten‍

Anwendungsfall

‍Interne MitarbeiterApp, zur digitalen Übermittlung von AU-Scheinen und Quittungen

Verfügbarkeit

‍iOS & Android

Entwicklungs-
plattform

Nativ

Produkt

Data Capture SDK

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Ziel

Die Deutsche Telekom möchte ihren Mitarbeiter:innen die digitale Übertragung von Dokumenten, wie Quittungen oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, innerhalb der internen MitarbeiterApp ermöglichen.

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Herausforderung

Um Informationen aus komplexen Dokumente auszulesen, sind neben mobilen Scanning-Tools auch Datenextraktions-Funktionalitäten erforderlich. Zudem basiert eine automatisierte Verarbeitung auf hochauflösenden Scan-Ergebnissen. Für diesen Anwendungsfall war somit ein präzises Scan-Werkzeug mit integrierter Datenextraktion notwendig.

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Lösung

Mit dem Scanbot SDK konnte die Deutsche Telekom einen vielseitigen Scanner mit integrierter Datenextraktions-Funktionalität in ihre Mitarbeiter-App einbauen und somit einen vollständig digitalen Ablauf zur Übertragung von Dokumenten einführen, der die Bearbeitungszeit drastisch reduziert und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit und Effizienz erhöht.

Resultate

Datenextraktion aus komplexen Dokumenten

Optimale Scan-Ergebnisse

Reibungslose & schnelle Integration

Wir verlassen uns sehr auf diese Lösung, und das Scanbot SDK-Team ist seit dem ersten Tag ein zuverlässiger Partner.

Patrick Krämer

Product Owner MitarbeiterApp @ Deutsche Telekom

Vor dieser Herausforderung stand die deutsche Telekom

Fast 90.000 Beschäftigte generieren tagtäglich ein überaus hohes Aufkommen von Papierdokumenten, die an die zentrale Verwaltung weitergeleitet werden müssen. Hierbei kam es insbesondere bei Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU-Scheine) und bei Quittungen für Barauslagen zu einem Kernproblem: Die benötigten Dokumente mussten per Post an ein Scanzentrum, zur digitalen Erfassung, versandt werden. Dieser Prozess resultierte häufig in einer Bearbeitungszeit von mehreren Tagen und stellte für alle beteiligten Mitarbeiter:innen einen enormen Arbeitsaufwand dar.

Die inhärenten Verzögerungen innerhalb des Bearbeitungsprozesses verursachten nicht nur einen enormen Zeitaufwand, sondern resultieren auch in hohen Kosten sowie einer eingeschränkten Zufriedenheit seitens der Mitarbeiter:innen.

Das Ziel – die interne, digitale Übertragung von Dokumenten in der Telekom MitarbeiterApp

Um allen Mitarbeiter:innen einen vereinfachten Arbeitsablauf zur Übertragung von AU-Scheinen und Quittungen bieten zu können, benötigte die Deutsche Telekom ein Digitalisierungswerkzeug, das leicht für alle Beschäftigten zugänglich gemacht werden konnte. Die naheliegende Idee, Mitarbeiter:innen Fotos der Dokumente mit der Smartphone-Kamera erstellen zu lassen und diese dann in der eigenen MitarbeiterApp zu übermitteln, resultierte nicht in der notwendigen, hohen Qualität für eine Weiterverarbeitung. Für die Back-Office Angestellten stellt eine hohe Scanqualität den wichtigsten Faktor dar. Auch moderne Prozesse wie zum Beispiel die automatische Verarbeitung der Dokumente im Back-End, werden nur durch eine ausgezeichnete Qualität überhaupt erst verlässlich möglich.

Das Hauptziel war ein vollständig digitaler Versand der AU-Scheine und Quittungen, der, gegensätzlich zur Weiterleitung per Post, nur wenige Sekunden dauert und gleichzeitig die höchste Bildqualität bietet. Hiermit sollte eine deutlich schnellere Verarbeitung im Back-Office ermöglicht werden, um eine zeitnahe Erstattung von Barauslagen zu garantieren, sowie kranken Mitarbeitern den Aufwand eines postalischen Versands zu ersparen.

Das Augenmerk lag daher darauf, eine leicht zu bedienende Scan- und Datenextraktionsfunktion in die bestehende interne MitarbeiterApp zu integrieren, die hochwertige Ergebnisse für die Verarbeitung liefert und gleichermaßen kompatibel mit iOS und Android ist.

Das Scanbot SDK stellte hier mit seinen vielseitigen Funktionen zum Scannen und Auslesen von Daten aus Dokumenten, die erstklassige Qualität, Benutzerfreundlichkeit und höchsten Datenschutz gewährleisten, die optimale Lösung dar. Basierend auf jahrelanger Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Unternehmen aus verschiedensten Branchen hat unser Team aus Experten und Expertinnen einen umfassenden Einblick in die besten Praktiken und Anforderungen der Digitalisierung von Dokumenten gewonnen. Entwickler:innen können dieKomponente innerhalb weniger Arbeitstage integrieren und dabei die Benutzeroberfläche einfach an das Corporate Design anpassen.

Direkter Vergleich – Der Dokumenten-Workflow der Telekom vor und nach der Integration des Scanbot SDK

‍Lassen Sie uns nun einen Blick auf die bisherigen Abläufe zur Erfassung von Dokumenten werfen, um ein genaueres Verständnis für die Anforderungen der Deutschen Telekom zu erlangen. Im Vergleich sehen Sie den optimierten Arbeitsablauf nach der Integration des Scanbot SDK.

Übertragung von AU-Scheinen im Krankheitsfall

Der vorherige Prozess

Der/die erkrankte Mitarbeiter:in erhält ein Attest in Papierform.
Im zweiten Schritt muss er/sie nun ein sogenanntes Barcode-Deckblatt generieren, ausdrucken & die AU- Bescheinigung aufkleben.
Gemeinsam mit dem AU-Schein wird dieses anschließend per Post an das Scanzentrum geschickt.
Dort werden sie im nächsten Schritt von Mitarbeitenden manuell gescannt.
Im letzten Schritt informiert der/die Mitarbeiter:in seine/n Vorgesetzte/n per Mail oder Telefon.

Der Prozess mit Scanbot

Der/die erkrankte Mitarbeiter:in erhält ein Attest in Papierform.
Er/sie öffnet die durch das Scanbot SDK bereitgestellte Scanfunktion innerhalb der MitarbeiterApp.
Hier scannt er/sie das Attest nun ein. Die auf dem Dokument vorhandenen Daten werden automatisch ausgelesen und strukturiert zur Verfügung gestellt.
Nun muss der/die Mitarbeiter:in lediglich bestätigen, dass die Informationen korrekt ausgelesen worden sind und kann das Dokument dann sofort digital weiterleiten.
Beim Abschicken wird die jeweilige Führungskraft automatisch über den Krankheitsfall informiert.

Versand von Quittungen für die Erstattung von Barauslagen

Der vorherige Prozess

Mitarbeiter:innen müssen in vielen Situationen kleinere Geldbeträge vorstrecken. Die erhaltene Quittung müssen sie dann sicher verwahren, bis sie Zugriff auf einen Drucker und Scanner haben.
Nun muss das Barcode-Deckblatt generiert und ausgedruckt werden. Belege werden hier auf einzelne Papierblätter aufgeklebt.
Beide Dokumente werden per Post an das Scanzentrum gesandt.
Dort werden sie im nächsten Schritt von Mitarbeitenden manuell gescannt.
Die Auslagenerstattung wird dann nach der korrekten Erfassung aller Daten final eingeleitet.

Der Prozess mit Scanbot

Der/die Mitarbeiter:in erhält eine Quittung für getätigte Barauslagen.
Diese kann nun mittels des Scanbot SDKs digitalisiert und sofort an die Finanzbuchhaltung übermittelt werden.
Hier wird dann automatisch die Erstattung eingeleitet.

Vorteile des Scanbot SDK

Optimierung des Arbeitsablaufs durch mobiles Scannen

Bei den bisherigen Abläufen stellte der postalische Versand der Dokumente den größten Faktor für den hohen Aufwand und Zeitbedarf des Prozesses dar. Als Ergebnis betrug die Bearbeitungszeit zumeist mehrere Tage, da bereits der Versand der Dokumente an das Scanzentrum mindestens einen Werktag in Anspruch nahm.

Dank der automatischen Benutzerführung, der Datenextraktion für deutsche AU-Scheine, sowie Bild-verbessernder Filter und automatischer Zuschnitt- und Rotationsfunktionalitäten liefert das Scanbot SDK immer optimale Resultate, die für die manuelle und automatische Weiterverarbeitung bestens geeignet sind. Die Bearbeitungszeit reduzierte sich hierbei durch die schnelle digitale Übertragung der Dokumente drastisch.

Durch die Integration des Scanbot SDK profitiert die Deutsche Telekom von folgenden Ergebnissen:

Kosteneinsparungen
Verringerung der Arbeitszeit für administrative- und Back-Office-Aufgaben
Steigerung der Zufriedenheit durch einfachere Prozesswege
Erhöhte Präzision bei der Bearbeitung von Dokumenten

Darüber hinaus ergeben sich kontinuierlich weitere spannende Anwendungsfelder für das Scanbot SDK in der MitarbeiterApp, von denen Angestellte und Arbeitgeber profitieren.

Scanbot SDKs Mission und Vision

Ursprünglich war es das Ziel von Scanbot SDK, jede textbasierte Information auf mobilen Geräten scannen zu können: von einfachen Barcodes hin zu Frachtbriefen, ärztlichen Bescheinigungen oder Rechnungen – heute ist das Realität! Das eröffnet unendlich viele Möglichkeiten, Arbeitsabläufe für Unternehmen und deren Mitarbeiter:innen und Kund:innen zu erleichtern. Mit der einfach zu integrierenden Software werden Workflows aller Art – ob im Dokumentenmanagement, beim Onboarding, im Vertrieb oder im Personalwesen – vereinfacht und effizienter gestaltet.

Derzeit arbeiten wir an der Entwicklung von Computer-Vision-Algorithmen und Machine-Learning-Modellen, die alle Arten von Dokumenten verstehen. Dies bietet unseren Kunden nun noch mehr Möglichkeiten für automatisierte Workflows, die Daten in Echtzeit verbinden und verarbeiten.

Gleichzeitig legt Scanbot SDK großen Wert auf die Sicherheit der sensiblen Daten seiner Nutzer:innen. Das Scanbot SDK arbeitet ausschließlich mit On-Device-Intelligence. Scans können verschlüsselt gespeichert und übertragen werden. Deshalb sind die Dokumente jederzeit sicher vor externen Angriffen. Es werden keinerlei Daten auf einem Server von Scanbot oder eines Drittanbieters verarbeitet oder gespeichert – dies entspricht höchsten Datenschutzstandards.