Wenn Sie leistungsfähige Scan-Software in Ihre Mobil- oder Web-Anwendung integrieren möchten, ist die Auswahl groß. Umso wichtiger ist es zu wissen, auf welche Funktionen Sie bei der Wahl Ihres Anbieters besonders achten sollten.
Für die automatische Weiterverarbeitung reicht es nicht aus, lediglich ein Foto von einem Dokument aufzunehmen. Dafür gibt es einfach zu viele Faktoren, die die Qualität des Scans und die Weiterverarbeitung beeinflussen. Achten Sie daher auf folgende Funktionen, um Ihre gewählte Scan-Lösung optimal zu nutzen.
Benutzerführung und Tutorials
Voraussichtlich werden Menschen mit unterschiedlichen technischen Kenntnissen Ihren Dokumentenscanner verwenden. Daher sollten sie vor dem ersten Scan mit verständlichen Tutorial-Bildschirmen in die Funktionen Ihrer App eingewiesen werden.
Beim Scannen selbst können Bildschirmanweisungen den Nutzer:innen helfen, bessere Ergebnisse zu erzielen. So wissen sie, wann sie die Kamera näher ans Dokument bewegen, die Lichtverhältnisse verbessern oder die Kamera zum Scannen stillhalten müssen.
Automatisches Scannen
Wenn die Software selbst entscheidet, wann ein Dokument gescannt wird, vereinfachen Sie den Prozess für die Nutzer:innen zusätzlich. Dies verhindert zudem störende Kamerabewegungen durch Betätigen des Auslösers.
Damit das automatische Scannen funktionieren kann, muss die Software das Dokument zunächst im Bild finden, z. B. durch Kantenerkennung oder auch Machine-Learning-Algorithmen.
Unschärfeerkennung
Nachdem die Software das Dokument erfasst hat, sollte sie den Unschärfegrad der Aufnahme überprüfen, sodass dieser die weitere Verarbeitung nicht einschränkt. Idealerweise können Sie den Schwellwert in den Scanner-Einstellungen je nach den Anforderungen Ihres Backends selbst festlegen.
Wenn der Scan zu verschwommen ist, sollten Nutzer:innen dazu aufgefordert werden, die Aufnahme zu wiederholen. So ist sichergestellt, dass Sie nur Bilder ausreichender Qualität erhalten.
Perspektivkorrektur
Um die besten Ergebnisse zu erzielen, müssen Nutzer:innen die Kamera direkt über dem Dokument positionieren. Das kann jedoch mitunter schwierig sein. Die Scan-Software sollte das Bild daher nach der Aufnahme begradigen. Das erleichtert die automatische Weiterverarbeitung, besonders beim Einsatz von OCR.
Automatisches Zuschneiden
Ihr Backend benötigt lediglich das Dokument selbst. Der umliegende Bereich sollte daher entfernt und das Bild entsprechend zugeschnitten werden. Hier kommt wieder die Kantenerkennung ins Spiel. Durch sie werden die Ausmaße des Dokuments erkannt, sodass die Software unnötige Bildteile entfernen kann.
Bildfilter
Je nachdem, in welcher Umgebung Ihre Nutzer:innen Dokumente scannen, sind die Bedingungen für optimale Ergebnisse nicht immer gegeben. Doch auch zu helle oder dunkle Scans lassen sich für die automatische Weiterverarbeitung aufbereiten.
Bildfilter können beispielsweise den Kontrast der Aufnahme erhöhen, um den Text lesbarer zu machen, oder das Dokument sogar binarisieren, sodass nur noch schwarze Schrift auf weißem Untergrund zu sehen ist. Wenn die Dateigröße eine wichtige Rolle spielt, kommen zudem Kompressionsfilter zum Einsatz. Diese verringern die zu übertragende Datenmenge, ohne dabei die Bildqualität zu sehr zu beeinträchtigen.
OCR (Optical Character Recognition)
Sie möchten automatisch Daten aus gescannten Dokumenten extrahieren? Dann muss Ihr Dokumentenscanner über eine OCR-Funktionalität verfügen. Mithilfe von OCR wandeln Sie geschriebenen Text in Daten um, die digital verarbeitet werden können.
Damit können Sie gescannte Dokumente in durchsuchbare PDFs konvertieren. So müssen Sie nicht mehr unter Hunderten von Dokumenten eine bestimmte Datei ausfindig machen, sondern können mittels Volltextsuche nach deren Inhalt filtern, um sie in Sekundenschnelle zur Hand zu haben.
Das Aussehen des Dokuments bleibt dabei erhalten, da lediglich eine unsichtbare Textebene über den Scan gelegt wird. Text in dieser Ebene lässt sich durchsuchen, hervorheben und kopieren. Durch das einfache Kopieren verhindern Sie mit durchsuchbaren PDFs zudem Probleme durch Tippfehler.
Dateiverschlüsselung
Besonders dann, wenn Nutzer:innen ihre gescannten Dokumente auf einen Server hochladen müssen, ist eine Dateiverschlüsselung wichtig, um die Sicherheit sensibler Informationen zu gewährleisten. Vor der Übertragung wird die Datei auf dem Gerät verschlüsselt und erst am Ziel wieder entschlüsselt. So fallen keine vertraulichen Informationen in die Hände Dritter.
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Konfiguration für Ihr Backend
Es ist enorm wichtig, dass Sie Ihren Dokumentenscanner an die Anforderungen Ihres Backends anpassen können. Ein hochwertiger Scan ist nutzlos, wenn ihn Ihr Backend nicht verarbeiten kann. Folgende Fragen sind besonders wichtig:
Welche Dateiformate werden unterstützt?
Wendet Ihr Backend einen Bildfilter auf eingehende Dokumente an oder müssen diese bereits gefiltert sein?
Legt es eine minimale oder maximale Auflösung fest?
Wenn Sie diese Fragen beantworten und Ihren Dokumentenscanner entsprechend konfigurieren können, steht optimalen Ergebnissen nichts mehr im Wege.
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Wenn Sie Informationen aus Dokumenten extrahieren und automatisch verarbeiten möchten, können Sie Scans mittels OCR in durchsuchbare PDFs umwandeln.
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